Нумерация листов в деле для архива

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Вынимать из них документы пока рано.

Содержание:

• Оформляем дела на постоянное хранение
• Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве?
• Оформление дел для архива
• "ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
• Нумерация листов в деле, оформление листа заверителя

Оформляем дела на постоянное хранение

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерские услуги. Архивация документов при ликвидации компании

Дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года. Полное оформление дел включает в себя следующий комплекс работ: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; пересистематизация документов в деле первый документ должен быть в начале дела ; нумерация листов дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ЭК организации, а если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение, — то и под контролем государственного архива. Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Все листы дела, кроме листа-заверителя, нумеруются.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом.

Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы чертежи, фотографии и т.

Для учета количества листов в деле и внутренней описи, фиксации особенностей нумерации в конце дела на отдельном листе помещается лист-заверитель по установленной форме и количество листов выносится на обложку дела. Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Внесение необходимых изменений в реквизиты обложки дела предусматривает уточнение наименования организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело.

Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним.

Затем уточняется заголовок дела тома, части , количество листов, крайние даты. Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения номера приказов, протоколов и др. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Обязательным реквизитом обложки дела является указание на количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно. Крайними датами дела являются: дата самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.

При обозначении на обложке дела крайние даты документа указываются арабскими цифрами. Например: 09. Составление описей В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Внутренняя опись является своеобразным оглавлением и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи подшивки последнего документа в дело.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. На дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи. Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи выполняют три основные функции: закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи; обеспечивают учет и сохранность документов; раскрывают состав и содержание документов. Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, обеспечивающим оперативный поиск документов.

Опись состоит из: титульного листа;.

Дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года. Полное оформление дел включает в себя следующий комплекс работ: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; пересистематизация документов в деле первый документ должен быть в начале дела ; нумерация листов дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивка или переплет дела. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ЭК организации, а если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение, — то и под контролем государственного архива. Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве?

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи? Внутренняя опись документов дела, по сути, представляет собой его оглавление. Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела. Справка В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю: Номер ставится в правом верхнем углу; Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш; Листы внутренней описи нумеруются отдельно; Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию; На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу; Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них; Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке; Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки.

Оформление дел для архива

Услуги Нумерация листов в деле, оформление листа заверителя Организация документооборота — процедура, направленная на оптимизацию и упорядочение документации в офисе. Нумерация листов в деле для архива Формирование документов для передачи в архив состоит из ряда этапов: Экспертная проверка специализированными службами. В рамках процедуры к подготовке листа-заверителя, проводится сортировка и отбор дел по актуальности. Устаревшие документы передаются на архив. Подготовка документация. Выделение документов для передачи в архив, на уничтожение.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов - бланк внутренней описи документов дела.

"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

.

.

Нумерация листов в деле, оформление листа заверителя

.

.

.

.

.

.