Как составлять протокол

Поделиться ссылкой: Основное назначение По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций: Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

Содержание:

• Общие правила составления и оформления протокола
• Идеальный протокол
• Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать
• Новый ГОСТ диктует новые формы протоколов совещаний
• Протокол совещания

Общие правила составления и оформления протокола

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Легкий способ отменить любое постановление сотрудника ГИБДД (должны знать все!)

Рассмотрим оформление каждой части по отдельности. Разделы протокола совещания Заголовочная часть протокола располагается в верхнем правом углу первого листа либо вверху центровано. Список обязательных реквизитов , входящих в заголовочную часть, включает: наименование и название организации, наименование и название документа, дату составления документа, его регистрационный номер, место издания или составления деловой бумаги. Дата проведения совещания и считается датой составления протокола.

Она может быть оформлена двумя способами: цифровым 11. В том случае, если заседание или совещание проводилось в течение нескольких дней, необходимо указать дату протокола в виде периода 11. Регистрационный номер протокола представляет собой порядковый номер заседания или совещания в пределах одного календарного года.

К примеру, если совещание в организации с начала 2017 года является одиннадцатым, то регистрационный номер протокола 11.

Также бывают ситуации, когда регистрационный номер содержит буквенное сокращение, указывающее на орган организации, проводивший мероприятие. Реквизит "Место оформления или составление документа" соответствует географическому наименованию города, области, где проводилось совещание. Основная часть документа начинается с заголовка. Важно помнить, что слова, следующие после наименования документа, должны отвечать на вопрос "чего? Протоколы бывают двух видов: полные и краткие. Данное разделение зависит от полноты освещения вопросов, рассмотренных на совещании.

При этом основная часть полного протокола также делится на две части: вводную и основную. Вводная часть содержит информацию о: председателе или председательствующем заседания совещания ; секретаре заседания совещания ; фамилиях присутствующих на заседании совещании ; приглашенных лицах если есть ; повестке дня. В данном случае председатель — глава органа, проводящего совещание; секретарь — сотрудник, составляющий протокол; повестка дня — рассматриваемые вопросы. В том случае, если на заседании присутствовало большое количество человек и указывать фамилии каждого неудобно, необходимо указать их количество и ссылку на список присутствовавших.

Каждый вопрос в повестке дня указывается в предложном падеже, нумеруется арабскими цифрами и содержит фамилию и инициалы докладчика. Основная часть текста протокола оформляется в соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня. В ней должно содержаться столько разделов, сколько вопросов было в повестке дня.

Каждый раздел нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме: Слушали: Выступили: Постановили или Решили : Основное содержание может не записываться в текст протокола. Его можно оформить в виде отдельных материалов и приложить к протоколу. Все вопросы к докладчику и выступившим и ответы на них записываются в порядке их поступления.

Они оформляются с красной строки. Пример протокола совещания краткий Протокол встречи, собрания Протокол встречи оформляется по аналогии с протоколом заседания на бланке или листе А4. Отличать данный протокол может большое количество вопросов, относящихся к повестке дня. При этом каждый вопрос также должен протоколироваться и содержать фамилию и инициалы сотрудника, озвучившего его. Также следует протоколировать и высказывания мнений, возникающих в ходе обсуждения какого-либо вопроса.

Не стоит забывать, что протокол встречи также должен содержать оформляющую часть, включающую подписи председателя и секретаря с их фамилиями и инициалами. На заметку! Ранее в данном материале мы уже рассказывали о том, что протокол совещания относится к распорядительным документам, так как фиксирует принятые в ходе совещания решения. Однако протокол встречи или собрания может и вовсе не иметь по итогам каких-либо решений. Такой протокол можно отнести к информационным документам.

Хранение протокола совещания Протоколы совещаний в доу организации служат для фиксирования решений, принятых в ходе совещания, а также для подтверждения их законности. В таком случае протоколы необходимо воспринимать в качестве распорядительных документов , подлежащих постоянному хранению. Если организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то тогда постоянный срок хранения означает необходимость сохранения документов до момента ликвидации компании.

При организации хранения протоколов рекомендуем ежегодно формировать дело, состоящее из протоколов совещаний и заседаний за прошедший год.

При этом каждое дело должно содержать внутреннюю опись. Если в ходе совещаний проводились голосования среди присутствующих, то конверты с бюллетенями голосований также должны быть прикреплены к протоколу и отображены во внутренней описи дела. На деле следует сделать отметку о постоянном сроке хранения. Примеры протокола совещания Форма протокола совещания образец для структурных подразделений Протокол пример оформления.

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например: заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия Дата и номер документа Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии излагаются один под другим, "столбиком" Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание кроме тех, которые названы выше При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения. Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например: 1. Аттестация по итогам 2012 г. Подведение итогов аттестации по итогам 2012 г. Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола.

Идеальный протокол

Скачать пустой бланк протокола совещания. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений. При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного. Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Протокол Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Протокол оформляется на общем бланке.

Новый ГОСТ диктует новые формы протоколов совещаний

.

.

Протокол совещания

.

.

.

.

.

.