Карточка гостя в гостинице образец

Заявка подписывается руководителем организации заказывающей номера для своих представителей, и ставится печать фирмы. Также организация, присылающая заявку, на бронирование может предоставить гарантийное письмо по оплате проживания и услуг по брони. Этим письмом организация гарантирует оплату, за своих представителей, приезжающих в гостиницу. На основании заявок и гарантийных писем, выставляется счет организациям, заказывающим номера в гостинице. По просьбе организаций служба приема и размещения высылает подтверждение бронирования или размещения гостей Подтверждение высылается на фирменном бланке с реквизитами отеля, указанием наименования заказывающей номера организации, телефонами и факсами, перечислением фамилий представителей заселяющихся в гостиницу и указанием категорий номера, для этих гостей. Все данные оформлены в таблицу.

Содержание:

• Карта гостя (форма N 4-Г)
• Правила предоставления гостиничных уcлуг
• Файл Регистрационная карточка гостя (guest registration card)
• Регистрационная карта гостя в гостинице образец
• Документирование работы с клиентами ООО «Отель Веста»
• Регистрационная карта гостя в гостинице образец
• Анкета гостя, заполняется в день заезда

Карта гостя (форма N 4-Г)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Обучение otelMS - Шахматка - Карта Гостя

Заявка подписывается руководителем организации заказывающей номера для своих представителей, и ставится печать фирмы. Также организация, присылающая заявку, на бронирование может предоставить гарантийное письмо по оплате проживания и услуг по брони. Этим письмом организация гарантирует оплату, за своих представителей, приезжающих в гостиницу. На основании заявок и гарантийных писем, выставляется счет организациям, заказывающим номера в гостинице.

По просьбе организаций служба приема и размещения высылает подтверждение бронирования или размещения гостей Подтверждение высылается на фирменном бланке с реквизитами отеля, указанием наименования заказывающей номера организации, телефонами и факсами, перечислением фамилий представителей заселяющихся в гостиницу и указанием категорий номера, для этих гостей. Все данные оформлены в таблицу. В конце таблицы указывается адрес отеля, телефоны службы приема и размещения и выражение благодарности за обращение в отель по поводу бронирования и размещения гостей.

Действия администратора в отношении заявок на бронирование, можно также представит в виде схемы Рисунок 2. Рисунок 2. Основным и единственным документом для поселения гостя является Гражданский паспорт. Вся процедура регистрации занимает не более 5 минут. Гость заполняет анкету, форму 1-Г, которая относится к форме документов строгой отчетности, указанной в Приказе Министерства финансов РФ N 121. Анкета заполняется в двух экземплярах, либо распечатывается из программы 1С: Предприятие-Гостиница.

В анкете указывается место проживания гостя, его паспортные данные, адрес постоянного места жительства, срок проживания и цель приезда. Заполнив анкету, гость подписывает ее, тем самым, заключая с гостиницей договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.

Далее администратор заполняет карту гостя Приложение 22 - документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Он составляется в произвольной форме. Если гость выносит, какие-либо вещи из отеля, администратор составляет пропуск на вынос вещей в двух экземплярах, один гостю, другой остается в службе размещения.

Этот пропуск подписывается администратором и гостем. Если гражданин является представителем зарубежного государства, то гостиница берет на себя обязательства его регистрации в ОВИРе Отдел виз и регистрации. В первом разделе указываются данные гостя: фамилия, имя, отчество, страна из которой он прибыл, дата рождения, место жительства, паспортные данные, данные визы и миграционной карты, указывается также профессия, стаж, а также цель приезда гостя, сроки его проживания в гостинице. Все данные заполняются печатными буквами.

Таковым в отеле является старший администратор. Наряд-заказ - одна из форм документа, имеющего значение договора на выполнение работ или оказание услуг. В данном документе указывается дата и время проведения мероприятия время начала и окончания мероприятия , фамилия, имя, отчество заказчика, либо наименование организации, которая проводит мероприятие, указывается также телефон контакта, наименование мероприятия, количество гостей, номеров для проживания и количество суток проживания, время бронирования номеров, а также технические средства, необходимые для его проведения.

Заказчиком может быть приложена схема расстановки мебели на мероприятии. Наряд-Заказ оформляется в трех экземплярах, один отдается гостю, другой остается в службе размещения для контроля, а третий передается техническому директору для исполнения.

Заказ подписывается заказчиком, с одной стороны, и исполнителем техническим директором , с другой стороны. За исполнение Наряда-Заказа отвечает техническая служба гостиницы: системный администратор, электрик, подсобные рабочие расстановка мебели. Контроль возлагается на технического директора. В виде схемы, эти действия, выглядят следующим образом Рис. Среди услуг могут быть: использование бильярда, кегельбана, использование сауны, фитнесс центра, а также аренда каминного зала и холла конференц-зоны.

К дополнительным услугам относится пользование подземным гаражом, прокат велосипедов, буфетная продукция и промтовары. В квитанции указывается фамилия, имя, отчество гостя. Когда для отчета бухгалтерии не требуется указание фамилии, имени, отчества гостя, или когда гость сам для себя оставляет эту квитанцию, в строке Ф. Также в квитанции указывается вид оказываемой услуги, сумма оплаты и дата оказания услуги.

Квитанция подписывается ответственным лицом — администратором. Кроме подписи, проставляется печать для документов. Действия администратора, в отношении работы с данным документом, можно представит в виде схемы Рис.

Он составляется в случаях порчи имущества гостиницы гостем. Например: прожжен ковер, сломан стул, разбита посуда и т. В этом случае составляется акт, в котором указывается фамилия, имя, отчество гостя, причинившего ущерб, описывается вид ущерба, указывается сумма ущерба, которая определяется либо прейскурантом, либо администрацией гостиницы.

По достижении договоренности оплаты ущерба, вносится сумма, и ставятся подписи гостя, причинившего ущерб, и ответственного лица — администратора, далее ставится печать. Схематично, работа с данным документом будет выглядеть следующим образом Рис. Чек пробивается на контрольно-кассовой машине. В заголовочной части счета прописывается наименование организации, с указанием ее полного организационно-правового статуса и адрес гостиницы.

Указывается фамилия, имя, отчество гостя, номер комнаты и корпуса где он проживал, дата и время заезда. Далее прописывается количество прожитых дней и сумма оплаты. Счет подписывается администратором и передается гостю.

Таким образом, для гостя счет является отчетом для бухгалтерии, если он представляет организацию, или отчет для самого гостя, если это частный визит.

На основании этого счета возможно предоставление счета-фактуры, как по наличному, так и по безналичному расчету. Счет-фактура делается в двух экземплярах, один выдается гостю, другой передается в бухгалтерию гостиницы.

Данные об оказанных услугах, их количестве, сумма за сутки проживания, сумма налога и общая сумма оплаты оформляются в виде таблицы. После заполнения счета его подписывает генеральный директор гостиницы и главный бухгалтер. Счет-фактура необходима для отчета гостя перед организацией, которая отправляет его в командировку.

При наличии счета-фактуры по безналичному расчету к нему прилагается еще и акт о проделанной работе. Далее указывается наименование вида документа, его номер и дата составления. Затем указывается наименование фирмы заказчика, форма услуги, сумма оплаты с учетом НДС и отметка об отсутствии претензий со стороны гостя. Акт подписывается генеральным директором гостиницы и заказчиком, проставляются печати. Если гость желает выехать раньше предварительно указанной даты выезда, он пишет заявление с указанием причины раннего выезда.

Заявление составляется заранее, в произвольной форме на имя генерального директора. Генеральный директор дает разрешение возврата денег за непрожитые сутки. Далее администратор производит возврат денег по кассе терминала. Сумма за непрожитые сутки возвращается гостю вместе с квитанцией на возврат денег форма 8 -Г , которая прилагается к старому счету, а счет за реально прожитые сутки составляется заново и заново пробивается чек.

Квитанция заполняется администратором, в ней указывается наименование гостиницы с указанием организационно-правовой формы, номер комнаты, где проживал гость, его фамилия, имя, отчество, время за которое возвращаются деньги, сумма, которую возвращают. Квитанция подписывается администратором и гостем, ставится печать. В расчете указывается наименование организации-плательщика, количество предоставленных мест проживания, сроки проживания, дата и период заезда и выезда.

В табличной форме расчета указывается номер комнат, тариф номера, фамилия, имя, отчество гостей и сумма за проживание и бронь. Расчет подписывает администратор, ставит печать. Этот расчет передается в бухгалтерию и на основании этого счета составляется счет-фактура и акт о проделанной работе. Приходный ордер заменят чек гостя, на нем проставляется печать организации, вписывается фамилия, имя, отчество гостя, основание для использования, сумма, полученная от гостя.

Ордер подписывает администратор и далее передает в бухгалтерию, где его подписывает главный бухгалтер. Квитанция выдается на руки гостю, где также проставляется печать организации, фамилия, имя, отчество гостя, основание для использования, сумма, полученная от гостя.

Подписывается администратором и главным бухгалтером. Процесс выселения гостя, в виде схемы, можно представить следующим образом Рис. В верхнем правом углу указывается дата и время, когда был снят отчет, фамилия и инициалы администратора, в левом верхнем углу указываются наименование и адрес гостиницы, сумма общей выручки.

Отчет подписывается администратором. В Х-отчете выводятся все услуги, которые прошли за смену проживание, дополнительные услуги, буфет и т. При совпадении суммы, указанной в Х-отчете и имеющейся в наличии, снимается контрольно-кассовая лента и оформляются окончательные кассовые отчеты за проживание и дополнительные услуги, и закрывается смена. Кассовый отчет по проживанию и брони по наличному расчету представлен в виде таблицы, где указывается вид платежа, количество счетов и сумма за проживание.

В конце отчета общая сумма расписывается прописью и цифрами. В заголовке отчета указывается фамилия, имя, отчество администратора и даты и время за которое была произведена оплата этих услуг. Аналогично выглядит кассовый отчет по кредитной карте, в заголовке кассового отчета прописывается, что оплата производится по пластиковой карточке. Кассовый отчет по реализации платных услуг включает в себя наименование оказанных платных услуг в течение смены, в целом отчет представляет собой точно такую же форму, что и два предыдущих отчета.

По требованию директора может, составляется общий кассовый отчет, в котором указана сумма, как за проживание, так и за доп. В отчете указывается фамилия, имя, отчество ответственного за расчет дежурного администратора , месяц, число и год за который составляется этот кассовый отчет, виды услуг, предоставленные за рабочую смену, и общая сумма платежей за эти услуги. Подписывает этот отчет также администратор службы приема и размещения.

В течение смены администратор готовит информацию для отчета в Москву и в Самару. Отчет представляет собой табличную форму, где указано общее количество доступных номеров, количество проживающих человек, категорий номеров, среднего дохода на номер в рублях, количество проданных номеров, общая выручка по проживанию и дополнительным услугам в рублях, и предполагаемая выручка от проданного номерного фонда.

В конце указывается исполнитель — администратор. Отчет отправляется по электронной почте. На основании этого отчета осуществляется контроль за денежными средствами гостинцы от продажи номерного фонда. Отчет в УФМС отправляется по факсу. В заголовочной части данного отчета указываются номера телефонов директора, администратора и номер факса, адрес гостиницы и дата составления отчета.

Далее заполняется табличная часть. Таблица состоит из 8 столбцов, где указывается фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место рождения, место жительства, срок пребывания и номер в котором проживали гости. В конце таблицы указывается фамилия и инициалы составителя отчета, дата и время его составления.

Этот отчет контролирует заселение и передвижение, перемещение граждан России и иностранных граждан на территории страны. Существует вторая форма отчета.

Гости, проживающие в Гостинице, обязаны: Соблюдать установленный Гостиницей порядок проживания. Соблюдать тишину и порядок в номере, общественный порядок в Гостинице не шуметь, громко не разговаривать, не включать громко ТВ. Соблюдать правила пожарной безопасности. Покидая номер, закрывать водозаборные краны, окна, выключать свет и другие электроприборы. Своевременно и в полном объеме оплачивать предоставленные Гостиницей платные услуги, не включенные в стоимость номера.

Правила предоставления гостиничных уcлуг

Правила проживания Неавтоматизированная система используется во многих гостиницах до сих пор. Документ, подтверждающий заключение между Гостем и организацией договора. Заполненная регистрационная карта гостя является договором между. В гостиницах высокого класса гостей встречает швейцар и приветствует их у входа. Неправильно заполненная регистрационная карточка анкета гостя образец его подписи, присвоенный ему номер и срок действия карты. Регистрационная карточка гостя - документ, содержащий информацию о госте Руководство в неавтоматизированных гостиницах все еще использует.

Файл Регистрационная карточка гостя (guest registration card)

Все страницы Страница 3 из 7 Регистрационная карточка гостя - документ, содержащий информацию о госте, способе оплаты и выполняющий функции договора между гостиницей и гостем. Руководство в неавтоматизированных гостиницах все еще использует регистрационные карты как часть процесса размещения. Прибывающему гостю вручается незаполненная регистрационная карта, ручка, и его просят заполнить требуемые графы. Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым заключая договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера. Сегодня автоматизированная система управления отелем уменьшила потребность в ручном сборе информации.

Регистрационная карта гостя в гостинице образец Регистрационная карта гостя в гостинице образец Фиксация сведений об иностранных гражданах, осуществляющих свою трудовую деятельность в условиях работы вахтовым методом, либо находящихся в гостинице. Образец заполнения уведомления о прибытии. Психолого педагогическая характеристика детей дошкольного возраста образец. Регистрационная карта гостя в гостинице образец файлы на все. Регистрационная карта гостя гостиницы образец в 2016 году. Форма регистрационная карточка проживающего анкета. Изменение даты заезда личных гостей осуществляется не позже 1 одних суток до заезда.

Регистрационная карта гостя в гостинице образец

.

.

Документирование работы с клиентами ООО «Отель Веста»

.

Регистрационная карта гостя в гостинице образец

.

Анкета гостя, заполняется в день заезда

.

.

.

.