Кто может заверять копии документов
Оформление дел Вопрос На основании какого документа сотрудник получает право заверять копию документа: приказа или доверенности? Ни в одной должностной инструкции у нас в компании об этом не сказано. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации по заявлениям граждан выдают копии документов, если они необходимы гражданам. Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Содержание:
НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 3. Документ. Подлинник, копия, дубликат. Правила заверения копии.Тимошкина Ю. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом. Однако, согласно п.
Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее. В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т.
Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов. Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией. Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации.
Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено например, требованиями закона. В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно. Кроме того, поскольку в соответствии с п. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой например, постановление ФАС Центрального округа от 20. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
При этом требования указанного стандарта носят рекомендательный характер Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность? Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность.
Кроме того, в п. В зависимости от угла зрения элемент меняет свой цвет с пурпурного на зеленый. Названные защитные механизмы не могут быть воспроизведены при копировании данной страницы. Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя. Копии документов, связанных с работой Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Положениями п. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации например, печатью отдела кадров организации.
При выдаче копий документов, связанных с выполняемой сотрудником работой, в организации необходимо обратить внимание на то, что, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27. Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах. Копии документов как доказательства в суде Согласно положениям ст. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.
Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
Частью 8 ст. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него. В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы Указ Президиума ВС СССР от 04. При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер.
В определении от 20. Следует также указать, что, в соответствии с ч. ПОЗИЦИЯ ФНС Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.
Иные копии документов Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы , для участия в конкурсе на заключение контракта и т. Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа.
В соответствии с п. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган должностному лицу , если иное не предусмотрено законодательством РФ.
В письме от 13. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее шпагат, бечевка и т. Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо: обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять.
Работодатель — индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью при ее наличии. В то же время Минфин РФ в письме от 11.
Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05. Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.
Отзывы Правила нотариального заверения копий Оригинал документа обычно выдается в единственном экземпляре. Чтобы сохранить оригинальный бланк у себя при совершении сделок, при обращении в государственные и муниципальные ведомства, при защите в суде или в иных случаях, можно представить заверенную копию. Только заверение копий через нотариуса приравнивает их содержание к оригиналу, позволяет использовать как доказательство при защите или подтверждении прав. Когда требуется заверение копии у нотариуса Только в некоторых случаях можно использовать копию документа без отметки о нотариальном удостоверении. Обычно это допускается, когда копия передается вместе с оригиналом, чтобы должностное лицо или иной субъект могли сверить их содержание. Также в отдельных ситуациях допускается заверение копий специалистами организаций либо самим владельцем документа.
Кто может заверить копии документов?
Тимошкина Ю. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом. Однако, согласно п. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее. В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т.
НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы по выбору : Оригиналы Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях. Главным бухгалтером Клиентом - юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером. Работником отдела кадров отдела персонала, кадровой службы и т. Клиентом - юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.
Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. Лучше, если заверит копии генеральный директор. Козлова по Доверенности от 03. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома части в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов арабскими цифрами и прописью и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись — два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.
Правила нотариального заверения копий
.
.
.
Как заверить копию документа «надлежащим» образом
.
Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?
.
Правила заверения документов
.
.
.
.
Вы допускаете ошибку. Давайте обсудим.
Неплохой пост, но много лишнего.