Что должно лежать в личном деле сотрудника

В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством. Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела. На на всех ли работников вести личные дела?

Содержание:

• Личное дело сотрудника
• Перечень документов в личном деле сотрудника
• Состав личного дела работника
• Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
• Какие документы хранятся в личном деле работника
• Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Личное дело сотрудника

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности. Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены: руководящие должности и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники бухгалтеры , кассиры и т. Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно.

При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6. В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Узнать новый размер штрафа Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

Документы о прекращении трудовой деятельности: заявление сотрудника об увольнении; копия приказа об освобождении от должности. Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т-2.

В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива. Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т.

В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности.

Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться. Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему.

Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр. Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости.

Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек. Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете.

Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено. Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала. Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия. Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса. Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение.

Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный.

Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные. Другие разделы. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей. Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации.

Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке. Оформление личных дел сотрудников поэтапно Этап 1. Оформление обложки титульный лист. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений.

Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать. В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения: В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.

Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка.

В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки. Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф.

В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ 17914-72 документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы. Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны.

Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании. В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет. В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал.

Срок их хранения составляет всего пять лет. Этап 3. Заполнение документов. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании. Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности.

Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год. Этап 4. Составление описи. Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Состав личного дела работника

После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями — выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

.

Какие документы хранятся в личном деле работника

.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

.

.

.

.